個人事業主・小規模会社向けの勤怠管理システムの選び方！法律のルールと費用の目安

勤怠管理システムは、従業員の出勤・退勤の打刻を記録し、労働時間や残業時間を自動で集計するシステムです。 タイムカードの回収や手計算がいらなくなり、給与計算ソフトへのデータの受け渡しも楽になります。 従業員が数人の小さな会社や、人を雇い始めた個人事業主でも、労働時間の記録は法律で求められているため、早めに仕組みを整えておくと安心です。 この記事では、勤怠管理で守るべき法律のルール、システムでできること、個人事業主・小規模会社向けの選び方と費用の目安をまとめました。

小さな会社でも必要な労働時間の記録

決まり	内容
労働安全衛生法 第66条の8の3	事業者は、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない
労働安全衛生規則 第52条の7の3	把握の方法は、タイムカードやパソコンの使用時間の記録などの客観的な方法その他の適切な方法。記録を作り、3年間保存する
労働基準法 第109条・第143条	賃金その他労働関係の重要な書類は5年間保存（当分の間は3年間）

人を1人でも雇えば、労働時間を客観的な方法で記録し、保存する必要があるということです。 手書きの出勤簿や自己申告だけに頼っていると、残業代の計算の誤りや、未払いのトラブルにもつながりかねません。

勤怠管理システムでできること

• 打刻：スマホ、パソコン、ICカード、タブレットなどで出退勤を記録
• 自動集計：労働時間、残業、深夜、休日の時間を自動で計算
• アラート：残業が多くなった人を管理者に知らせる
• 休暇管理：有給休暇の残日数や取得の記録
• シフト管理：パートやアルバイトのシフトを作り、共有する
• 給与連携：集計したデータを給与計算ソフトに渡す

法律の改正があったときに、クラウド型なら集計のルールが自動で更新されるサービスが多いのも利点です。

個人事業主・小規模会社向けの選び方

1. 働き方に合う打刻方法があるか（店舗ならタブレット、外回りや在宅ならスマホなど）
2. 今使っている給与計算ソフトや会計ソフトと連携できるか
3. パートやアルバイトのシフト管理が必要か
4. 1人あたりの月額と、最低利用料金の有無
5. 従業員が増えたときに、機能や人数を追加しやすいか

費用の目安

勤怠管理システムの多くは「1人あたりの月額料金」で決まります。 たとえば、KING OF TIMEは2026年10月時点の公式サイトで、初期費用0円、月額1人あたり300円と表示されています。 従業員が5人なら月1,500円の計算になりますが、サービスによっては最低利用料金が決まっていることもあるため、少人数の会社は合計額で比べましょう。 無料プランを用意しているサービスもありますが、利用人数や機能に上限があることが多いので、内容を確かめてから選んでください。

クラウド型とオンプレミス型

比べる点	クラウド型	オンプレミス型
始めやすさ	申し込めばすぐ使える	サーバーの準備が必要
費用	月額料金	初期費用が大きい
法改正への対応	サービス側で更新されることが多い	自社で更新が必要
向いている会社	個人事業主、中小企業	独自の勤務ルールが多い大企業

個人事業主や小規模な会社なら、初期費用がかからず、スマホで打刻できるクラウド型から検討するのが現実的です。

従業員が増えたときに見直したいこと

従業員が10人、30人と増えると、勤務の形やルールも増えていきます。

• 部署や店舗ごとの承認者の設定
• 変形労働時間制やフレックスタイム制への対応
• 残業の申請と承認の流れ
• 人事・労務の手続きとの連携

残業や休暇の申請を勤怠とつなげて回したいなら、ワークフローシステムも候補になります。 勤怠だけでなく、社会保険の手続きや労働時間の管理までまとめたい場合は、労務管理システムの役割も知っておくと便利です。

勤怠管理システムのよくある質問

まとめ：1人でも雇ったら、客観的な記録の仕組みを

労働安全衛生法では、労働時間の状況を客観的な方法で把握し、記録を保存することが求められています。 勤怠管理システムを使えば、打刻から集計、給与ソフトへの連携までをまとめて行えます。 個人事業主や小規模会社は、打刻方法と給与ソフトとの連携、少人数での合計額を確かめて、クラウド型から選ぶのがおすすめです。