ワークフローシステムとは？できることと導入したほうがいい会社の特徴、選び方

ワークフローシステムは、稟議書や経費の申請、休暇届などの「申請して、上長が承認する」流れを、紙とハンコではなくパソコンやスマホの上で回すためのシステムです。 申請の回覧に時間がかかる、書類がどこで止まっているか分からないといった悩みを解決しやすくなります。 この記事では、ワークフローシステムでできることと導入のメリット、導入したほうがいい会社の特徴、選び方と導入の進め方をまとめました。

ワークフローシステムとは？できること

機能	内容
電子申請・承認	稟議、経費、休暇、備品購入などの申請をWeb上で作成・提出し、承認する
承認ルートの自動設定	金額や部署などの条件で、承認者を自動で振り分ける
通知・催促	承認待ちの書類を担当者に知らせ、止まったままを防ぐ
履歴の記録	誰がいつ承認・差し戻したかを残す
書類の検索・保管	過去の申請を条件で探し、まとめて保管する

紙の稟議書を回していた会社なら、「今だれの机の上にあるか」が画面で分かるようになるのが一番大きな変化です。

ワークフローシステムを導入するメリット

• 承認までの時間が短くなる（外出先やテレワーク中でもスマホで承認できる）
• 紙代や印刷、書類の保管場所が減る
• 書き漏れや計算ミスを、入力のチェックで防ぎやすくなる
• 承認の記録が残り、不正や「言った言わない」を防ぎやすくなる

デメリットと注意点もある

• 月額費用がかかる（利用人数で料金が決まるサービスが多い）
• 承認ルートの設定を間違えると、かえって承認が止まる
• 紙の運用に慣れた社員への説明と、移行期間の手間がかかる

申請と承認をシステムにまとめると、勤怠や残業の申請とも連携しやすくなります。労働時間や社会保険の手続きまで一つにまとめる労務管理システムが、管理職のどんな負担を減らすのかを紹介しています。

導入したほうがいい会社の特徴

1. 申請の種類が多く、承認者が2人以上になる書類が多い
2. 拠点が複数ある、テレワークの社員がいる
3. 「承認が遅い」「書類がなくなる」という声が社内で出ている
4. 請求書や領収書をメールやPDFで受け取ることが増えている

4つ目について、電子帳簿保存法では、2024年1月からメールなどで受け取った請求書や領収書の電子データを、印刷ではなくデータのまま保存する必要があります（国税庁「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」）。 経費精算や支払いの申請をワークフローシステムで回し、受け取った電子データと一緒に保管できると、こうした保存のルールにも対応しやすくなります。 従業員が少なく、申請が月に数件しかない会社なら、無理に導入せず、まずはメールや共有フォルダのルールを整えるだけでも十分なことがあります。

ワークフローシステムの選び方

タイプ	特徴	向いている会社
シンプルなクラウド型	月額が手ごろで、設定が簡単	中小企業、初めて導入する会社
Excel帳票を生かせる型	今使っている申請書の形をそのまま画面にできる	紙の書式を大きく変えたくない会社
大企業向け・高機能型	組織変更や複雑な条件分岐に対応できる	部署が多く、承認ルートが複雑な会社

• 今使っている勤怠・経費精算・会計のシステムと連携できるか
• スマホで申請・承認できるか
• 組織変更や人事異動のときに、承認ルートを簡単に変えられるか
• 無料のお試し期間で、実際の申請書を作ってみられるか

導入の進め方

1. 今の申請書の種類と、承認ルートを書き出す
2. 「承認を早くする」「紙をなくす」など、目的を一つ決める
3. 2〜3社のシステムを無料で試し、実際の申請書を作ってみる
4. 一部の部署・一部の申請から始め、使いにくい点を直す
5. 全社に広げ、紙の申請書の受付をやめる日を決める

いきなり全部の申請を移すより、利用の多い経費精算や休暇届から始めると、社員も慣れやすくなります。 勤怠の申請もまとめたい場合は、小規模な会社向けの勤怠管理システムの選び方も参考になります。 人の採用の流れをシステムで整えたいときは、採用管理システムでできることも見比べてみてください。

ワークフローシステムのよくある質問

まとめ：止まっている申請を見えるようにするのが第一歩

ワークフローシステムは、申請と承認の流れを電子化し、どこで止まっているかを見えるようにするシステムです。 承認者が多い、拠点が分かれている、電子の請求書が増えているといった会社ほど効果を感じやすくなります。 まずは今の申請書と承認ルートを書き出し、利用の多い申請から小さく始めてみてください。