労務管理システムとは？できることと法令対応、勤怠・給与システムとの違いと選び方

労務管理システムは、入社・退社の手続き、社会保険や雇用保険の届出、年末調整、雇用契約、従業員の情報管理などを、紙ではなくシステムでまとめて行うツールです。 従業員がスマホやパソコンで入力した情報から届出の書類を作れるため、書き写しのミスや書類の紛失を減らせます。 人事担当者だけでなく、部下の入社や異動の手続きに関わる管理職にとっても、手続きの流れが見えるようになるのは大きな助けになります。 この記事では、労務管理システムでできること、法令対応で役立つ場面、勤怠・給与システムとの関係、選び方をまとめました。

労務管理システムでできること

業務	システムでできること
入社手続き	従業員が自分で住所や扶養家族などを入力し、社会保険・雇用保険の届出書類を作る
雇用契約	労働条件通知書や雇用契約書を作り、電子で交付・保管する
従業員情報の管理	名簿、マイナンバー、資格、異動の履歴などをまとめて管理する
年末調整	従業員が申告書の内容をWebで入力し、担当者が確認する
電子申請	社会保険や雇用保険の届出を、役所に行かずにオンラインで提出する
退社手続き	資格喪失の届出や、離職票に必要な情報をまとめる

法令対応で役立つ場面

労働条件の明示ルールの変更に対応しやすい

厚生労働省によると、2024年4月から、すべての労働契約の締結時と有期労働契約の更新時に、就業場所と業務の「変更の範囲」を明示することが必要になりました。 有期契約の場合は、更新の上限の有無と内容や、無期転換を申し込める機会の明示なども加わっています。 労務管理システムで労働条件通知書のひな形を管理していれば、こうした変更に合わせて記載項目をそろえやすくなります。

大きな法人は社会保険の一部手続きが電子申請の義務に

日本年金機構によると、2020年4月以降に始まる事業年度から、資本金などが1億円を超える法人などの「特定の法人」は、健康保険・厚生年金保険の算定基礎届、月額変更届、賞与支払届を電子申請で行う必要があります。 社会保険労務士に手続きを委託している場合も対象に含まれます。 対象外の会社でも電子申請は使えるため、役所へ出向く手間や郵送の時間を減らしたい会社にとって、電子申請に対応したシステムは便利です。

勤怠管理・給与計算システムとの関係

システム	主な役割
労務管理システム	入退社、社会保険、雇用契約、従業員情報などの手続き
勤怠管理システム	出退勤の打刻、労働時間・残業の集計
給与計算システム	給与・賞与の計算、給与明細の発行

この3つは、従業員の情報や労働時間のデータを互いに使うため、連携できると二度打ちがなくなります。 同じ会社のサービスでそろえるか、別々の製品を連携させるかは、今使っているシステムに合わせて決めましょう。 労働時間の記録と保存のルールや、小さな会社向けの勤怠管理システムの選び方はこちらで紹介しています。

管理職にとってのメリット

• 部下の入社・異動・退職の手続きが、どこまで進んでいるか画面で分かる
• 雇用契約や資格の更新時期を、期限前に知らせてもらえる
• 残業や休暇の申請を承認するとき、勤怠のデータと照らし合わせやすい

労務の手続きは、ミスがあると従業員の保険や給与に直接影響します。 システムで手続きの状況が見えるようになると、人事担当者と管理職の間の確認の手間も減らせます。 休暇や残業の申請と承認の流れも整えたいなら、ワークフローシステムも候補になります。

労務管理システムの選び方

1. 自社で手間がかかっている手続きを洗い出す（入社手続き、年末調整など）
2. 必要な機能だけを選べるか、まとめて使う料金体系かを確かめる
3. 今の勤怠・給与・会計システムと連携できるか
4. マイナンバーなどを扱うため、アクセス権限やセキュリティの対策を確かめる
5. 従業員がスマホで迷わず入力できるか、無料のお試しで確かめる

採用から入社までの流れをつなげたいなら、採用管理システムでできることも見比べてみてください。

労務管理システムのよくある質問

まとめ：手続きの見える化と法令対応を一緒に進める

労務管理システムは、入退社、社会保険、雇用契約、年末調整などの手続きをまとめて行うツールです。 2024年4月の労働条件の明示ルールの変更や、特定の法人の電子申請の義務化など、法令への対応もしやすくなります。 手間のかかっている手続きから優先して、勤怠・給与システムとの連携も確かめて選びましょう。