採用管理システム（ATS）とは？できることとExcelとの違い、採用の種類別の選び方

採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）は、求人の掲載から応募者の受付、選考の進み具合、面接の評価までを一か所でまとめて管理するシステムです。 複数の求人サイトから届く応募をExcelに転記している、面接の日程調整のメールに追われている、といった採用担当者の手間を減らせます。 この記事では、採用管理システムの機能、Excel管理との違い、新卒・中途・アルバイトなど採用の種類による選び方、応募者の個人情報を扱うときの注意点をまとめました。

採用管理システムでできること

機能	内容
求人管理	求人票を作り、求人サイトや自社の採用ページに掲載する
応募者管理	複数の求人サイトからの応募を自動で取り込み、一覧で管理する
選考・面接管理	面接の日程調整、評価の共有、選考の段階ごとの管理
連絡	応募者へのメールやメッセージを、テンプレートでまとめて送る
分析	応募から内定までの人数の変化や、求人サイトごとの費用対効果を見る

Excel管理と採用管理システムの違い

比べる点	Excel・スプレッドシート	採用管理システム
応募の取り込み	求人サイトごとに手で転記する	自動で取り込める
面接官との共有	ファイルの受け渡しや更新の行き違いが起きやすい	同じ画面で評価を共有できる
連絡の漏れ	担当者の記憶に頼りがち	未対応の応募者が一目で分かる
費用	ほぼかからない	月額費用がかかる（無料プランがあるサービスも）

年に数人しか採用しないならExcelでも回りますが、求人サイトを2つ以上使っている、面接官が複数いるといった段階になると、転記と連絡の漏れが増えやすくなります。 返信が遅れると、応募者がほかの会社に決めてしまうこともあるため、対応の速さは採用の結果にも関わります。

採用の種類で変わる選び方

採用の種類	重視したい機能
新卒採用	説明会の予約、大量の応募者の一括連絡、LINEなど学生が使う連絡手段との連携
中途採用	転職エージェント経由の候補者の管理、現場の面接官との評価共有
アルバイト・パート	応募から面接までの速さ、スマホでの応募受付、店舗ごとの管理

• 今使っている求人サイトと連携できるか
• 面接官がスマホから評価を入力できるか
• 料金が「月額固定」か「利用人数」か「応募数」で決まるか
• 無料のお試しで、実際の選考の流れを設定してみられるか

応募者の個人情報を扱うときの注意点

採用管理システムには、応募者の氏名や連絡先、職歴などの個人情報がたまっていきます。 職業安定法第5条の5では、労働者を募集する会社は、求職者の個人情報を、業務の目的に必要な範囲で、目的を明らかにして集め、その範囲内で保管・使用し、適正に管理するための措置をとることが求められています。

• 応募フォームで、集めた情報を何に使うかを示しておく
• システムを見られる社員を、選考に関わる人に限る
• 不採用になった人の情報を、いつまで保管し、いつ消すかを決めておく
• 家族構成や本籍地など、選考に関係のない情報を聞かない

システムを導入するときは、アクセス権限の設定や、データの保管場所、退会時のデータの扱いも確かめておきましょう。

導入しても成果が出にくいケース

• 選考の段階や評価の基準が決まらないまま導入する
• 面接官が入力しないため、結局メールとExcelが並行して残る
• 機能が多すぎるサービスを選び、使いこなせない

導入前に「応募から内定までにどんな段階があるか」「だれが何を入力するか」を決めておくと、システムが定着しやすくなります。 採用のあとの入社手続きや、休暇・経費の申請もシステムで回したい場合は、ワークフローシステムでできることも参考になります。 応募データを分析に使うなら、BIツールも候補になります。シェアの状況や活用事例を紹介しています。

採用管理システムのよくある質問

まとめ：転記と連絡漏れが増えてきたら導入を考える

採用管理システムは、求人の掲載から応募者の管理、面接の調整、評価の共有までをまとめるシステムです。 求人サイトを複数使う、面接官が複数いるといった段階になったら、Excel管理からの切り替えを考える目安になります。 新卒・中途・アルバイトなど採用の種類に合う機能で選び、応募者の個人情報の扱いまで決めてから使い始めましょう。