経費精算システムとは？会計システムとの違い、電帳法・インボイス対応と規模別の選び方

経費精算システムは、社員が立て替えた交通費や出張費、備品代などの申請・承認・支払いと、会計ソフトへのデータの受け渡しをまとめて行うシステムです。 領収書をスマホで撮影して読み取ったり、交通系ICカードの利用履歴を取り込んだりできるため、手入力と紙の回覧を大きく減らせます。 この記事では、経費精算システムの機能、会計システムとの違い、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応、中小企業と大企業での選び方の違いをまとめました。

経費精算システムでできること

1. 申請：領収書をスマホで撮影すると、日付や金額を読み取って入力する
2. 交通費：交通系ICカードや乗換案内と連携し、運賃を自動で入れる
3. 承認：金額や部署に応じて承認ルートを分け、上長がスマホで承認する
4. 規定チェック：日当の上限や、二重申請を自動で見つける
5. 支払い：承認済みの経費を、振込データにまとめる
6. 会計連携：勘定科目をつけた仕訳データを会計ソフトに渡す

紙とExcelで回している会社では、「領収書ののり付け」「金額の打ち直し」「承認のための回覧」の3つがまとめて減るのが大きな変化です。

経費精算システムと会計システムの違い

比べる点	経費精算システム	会計システム（会計ソフト）
主に使う人	経費を立て替えた社員、承認する上長、経理	経理担当者
役割	立替経費の申請・承認・支払いを回す	会社全体の取引を記帳し、決算書を作る
扱う範囲	社員の立替経費が中心	売上、仕入、給与など会社のすべての取引

経費精算システムで承認された経費が、仕訳データとして会計システムに流れる、という関係です。 同じ会社のサービスでそろえると連携しやすく、別の会社の製品を組み合わせる場合は、今の会計ソフトと連携できるかを先に確かめましょう。

電子帳簿保存法とインボイス制度への対応

電子で受け取った領収書はデータのまま保存

国税庁の案内によると、2024年1月からは、メールやWebで受け取った請求書や領収書などの電子データ（電子取引データ）は、印刷して残すのではなく、データのまま保存する必要があります。 保存のときは、改ざんを防ぐ措置をとることや、取引年月日・金額・取引先で検索できることなどが求められます。 なお、2課税年度前の売上高が5,000万円以下の事業者などは、税務職員の求めに応じてデータを提出できるようにしておけば、検索の要件が不要になります。 経費精算システムの多くは、こうした保存の要件に対応した保管機能を備えています。

インボイス制度と出張旅費

インボイス制度では、仕入税額控除を受けるために、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。 一方で、国税庁は、社員に支給する出張旅費・宿泊費・日当などのうち、その旅行に通常必要と認められる部分は、一定の事項を記載した帳簿の保存だけで仕入税額控除ができる（出張旅費等特例）としています。 3万円未満の公共交通機関の運賃も、帳簿のみの保存で控除が認められる取引です。 経費精算システムで、こうした特例に当たる経費とインボイスが必要な経費を区別して記録できるかも、選ぶときの確認ポイントになります。

中小企業と大企業で変わる選び方

比べる点	中小企業で重視したいこと	大企業で重視したいこと
操作	説明なしで使える分かりやすさ	部署ごとの規定や権限の細かい設定
承認ルート	シンプルな2〜3段階	金額・部署・プロジェクトごとの複雑な分岐
連携	今の会計ソフトとの連携	基幹システムや人事システムとの連携
費用	月額の安さ、最低利用人数	導入支援とサポート体制

• 領収書の読み取りの精度を、無料のお試しで実際に確かめる
• 電子帳簿保存法の要件に合った保存ができるか
• 社員がよく使う交通系ICカードや法人カードと連携できるか
• クラウド型か、自社のサーバーに置くオンプレミス型か

申請と承認の流れを経費以外にも広げたいなら、ワークフローシステムでできることもあわせて知っておくと便利です。 小規模な会社なら、勤怠管理とあわせて同じ会社のサービスでそろえる選び方もあります。

経費精算システムのよくある質問

まとめ：手入力と回覧を減らし、法令の保存要件にも対応する

経費精算システムは、領収書の読み取りから承認、支払い、会計ソフトへの連携までをまとめて行うシステムです。 電子で受け取った領収書のデータ保存や、インボイス制度の特例の区別にも対応できるかを確かめておくと安心です。 中小企業は分かりやすさと会計ソフトとの連携、大企業は細かい規定と承認ルートへの対応を重視して選びましょう。